Smart-Information: Wann, wenn nicht jetzt?!

Ein Blogbeitrag in Zusammenarbeit mit Maxi Fetsch - c-rex.net & Christian Hammer - Nobit Solutions

Corona ist kein Spaß. Das wissen wir alle. Wir wollen hier auch nicht pietätlos sein oder das Problem herunterspielen.

Wir haben jedoch in dieser Krise auch in kürzester Zeit gelernt, dass der physische Austausch von Informationen an vielen Stellen nicht nur unnötig, sondern sogar hinderlich, zeitaufwendig und allgemein teurer ist, als dieselben Aufgaben in einer digitalen Umgebung zu erledigen. Und was wir jetzt noch allgemeingültiger lernen müssen ist, dass der Umstieg auf digitale Informationsprozesse auch eine völlig neue Qualität der Information für uns bereithalten kann. Es geht eben nicht darum, dieselben Inhalte nur über ein neues Medium zu vermitteln – nicht darum, Verträge jetzt plötzlich digital signieren zu lassen, statt zu unterschreiben. Es geht darum, dass aus denselben Inhalten im digitalen Prozess kontextabhängig neue Informationen entstehen können. 

Ein Beispiel aus einem Unternehmen, dass sich schon früh mit Smart-Information beschäftigt hat, weit vor Corona: Ein Chef läuft freudig durchs Büro. Er hat gerade die neue App in der Hand und freut sich nicht nur darüber, wie einfach sie funktioniert, sondern auch über die Reaktionen der Kunden. Dass auch seine eigenen Mitarbeiter mit eigenen spezialisierten Apps, aber denselben Informationspools, arbeiten, weiß er da noch gar nicht. Die Supportler, Vertriebler und Techniker schon. Und auch die freuen sich über ihre neuen Helferlein und die zielgerichtete Informationsvielfalt. 

Der Erfolg: Mit bereits existierenden Daten und einer intelligenten Nutzung schnell Bereiche zu erschließen, die vor ein paar Monaten vielleicht noch Nischen gewesen wären, heute aber einen veritablen Vorteil bei der Kunden-Betreuung und sogar -Akquise bescheren.

Nun waren in den letzten Jahren nicht alle so schnell und innovativ. Wo aber Smart-Information heute – in einer doch turbulenten Zeit – noch ein Markvorteil für Early-Adopter ist, ist es ziemlich sicher bald schon ein großes Risiko für die, die sich damit Zeit lassen. Aber Wille und Motivation, hier rechtzeitig einzusteigen, reichen natürlich nicht. Wie alle strategischen Unternehmensmaßnahmen kostet auch Smart-Information zunächst Geld. Um Unternehmen diesen wichtigen Schritt im Bereich der Digitalisierung zu ermöglichen, greift der Staat gerade kleinen und mittelständischen Unternehmen mit verschiedenen Förderprogrammen unter die Arme.

Wir kennen sie alle, die immer mal wieder durch die Nachrichten oder auch Strategie-Meetings geisternden Fördermöglichkeiten im Rahmen der Digitalisierung. Oft hängt ein wenig im Nebel, was gefördert wird, und ob das eigene Anliegen dabei ist. Die gute Nachricht: Smart-Information ist quasi der Inbegriff von Digitalisierung. Smart-Information macht viele Standardprojekte erst förderfähig. Welche Förderung aber in Frage kommt, hängt nicht nur vom Inhalt ab, häufig ist zum Beispiel das „Wo“ viel wichtiger als das „Was“. Um Ihnen einen Einstieg und einen kleinen Wegweiser bei Ihrem Unterfangen zu geben, beschäftigen wir uns im Folgenden mit den wichtigsten Fragen dazu. Und am Ende gibt es sogar eine Übersicht der wichtigsten aktuellen Förderprogramme. All das natürlich nur unter dem Hinweis, dass wir keine Gewähr auf Korrektheit oder Vollständigkeit geben. 

Die Frage von Huhn und Ei wäre nun geklärt: In Bezug auf Förderfähigkeit stellt Smart-Information oft die notwendige Grundvoraussetzung für die Digitalisierung dar. Analoge auf digitale Prozesse umstellen und fleißig Daten sammeln allein macht die verfügbaren Informationen allerdings noch nicht smart. Das erreicht man erst durch deren gezielte Auswertung und Vernetzung.

Vertrieb und Pre-Sales-Marketing profitieren enorm von zentralem Zugriff auf unternehmensweite Daten. Das löste wahrscheinlich in unserem Beispiel beim Firmenchef die Begeisterung aus. Der Nutzen von Informationsvernetzung geht aber weit über die Pre-Sales-Phase hinaus.

Service und Wartung! Auch hier bietet die kontextsensitive Verfügbarkeit von Produktinformationen im Sinne von Smart-Information einen großen Mehrwert. Wartungshandbücher als PDF bereitstellen ist hier allerdings kaum das, was man unter Smart-Information versteht. Smart wird die wartungs-relevante Information erst, wenn das Gerät eigenständig einen Wartungszeitpunkt erkennt und die auszuführende Tätigkeit an den Benutzer (beim Kunden) oder aber den Service-Techniker (beim Hersteller) schickt. Das Ganze am besten aufs Smartphone und mit der zugehörigen Anleitung in der mobilen Version im Gepäck, die Schritt für Schritt befolgt oder gegebenenfalls übersprungen werden kann.

Um dies zu erreichen, müssen Daten aus verschiedenen Unternehmensbereichen vernetzt und über eine gemeinsame Plattform dem Kunden und/oder Techniker zugänglich gemacht werden. Das erfordert ein Konzept, sowie eine clevere Umsetzung.

Sowohl für konzeptionelle Beratung als auch für technische Realisierung stehen diverse Förderprogramme zur Verfügung, die sich teils gar miteinander kombinieren lassen. So ist es beispielsweise möglich, eine geförderte Beratung durch akkreditierte Dienstleister für die Erarbeitung eines Digitalisierungsplans in Anspruch zu nehmen, um in der Folge die technische Implementierung mit einem anderen Förderprogramm zu finanzieren.

Welche Programme sind das? Worin unterscheiden sie sich? Wie kann ich am besten von Finanzierungsangeboten profitieren?

Grundsätzlich ist die Förderlandschaft zur Finanzierung von Digitalisierungsmaßnahmen in Deutschland breit aufgestellt.

Dabei muss man die vorhandenen Fördermöglichkeiten unterscheiden nach Darlehen und Zuschuss und Mischformen aus diesen beiden. Handelt es sich um Darlehen, sind diese im Regelfall sehr zinsgünstig und mit moderaten Tilgungskonditionen zu haben. Bei den Zuschüssen handelt es sich nahezu ausschließlich um Teilförderungen mit meist 50% Zuschuss-Anteil, in einigen Ausnahmen auch bis zu 90%.

Die vorhandenen Fördertöpfe sind in den wenigsten Fällen bundesweit verfügbar. Überwiegend werden die Zuschüsse auf Länderebene verteilt, wobei sich die Angebote der einzelnen Bundesländer stark unterscheiden. Teils fallen sie sehr umfangreich aus, teils sind keinerlei Angebote vorhanden, wie etwa in Schleswig-Holstein.

Das wohl bekannteste bundesweite Förderprogramm wird unter dem Namen „Go-digital“ beworben und richtet sich an KMU mit weniger als 100 Mitarbeitern. Interessant ist der Zuschussanteil von bis zu 50%, der maximal 16.500€ betragen kann. Einen Haken hat die Sache jedoch: Der Antrag kann nur in Zusammenarbeit mit einem akkreditierten Dienstleister und vornehmlich für Beratungsleistungen gestellt werden. Dies erfordert eine umständliche, da unübersichtliche Suche nach dem passenden Dienstleister zum eigenen Thema im wenig themenspezifischen Beraternetzwerk. Alternativ könnte man mit dem Dienstleister seines Vertrauens das Akkreditierungsverfahren in Angriff nehmen, was wiederum sehr bürokratisch und zeitintensiv ist.

Geht es um die tatsächliche Implementierung der konzipierten Digitalisierungsmaßnahmen, bietet sich das bundesweite „Digital Jetzt“-Programm an, das im Juli 2020 ins Leben gerufen worden ist, um die Investitionsbereitschaft im Mittelstand insbesondere bei Zukunftstechnologien und digitalem Know-how zu erhöhen. Hier gibt es zwei Bereiche, die gefördert werden können: Investition in digitale Technologien und Investition in Mitarbeiterqualifizierung. Voraussetzung zur Teilnahme ist das Vorhandensein eines Digitalisierungsplans. 

Im Idealfall könnte man also mit der Kombination beider Bundesförderprogramme die Konzeption, die Implementierung sowie die Qualifizierung der Mitarbeiter finanzieren – wenn auch mit einigem bürokratischen Aufwand. 

Etwas zugänglicher sind vielfach die Förderprogramme auf Länderebene, über die wir hier einen kurzen Überblick geben wollen.

Wie die aufgeführte Förderprogrammübersicht zeigt, gibt es vielfältige Fördermöglichkeiten, aber wie lassen sich diese konkret für ein Vorhaben in Richtung Smart-Information nutzen?

Zunächst einmal ist wichtig zu wissen, dass die Fördergelder auf definierte Inhalte ausgerichtet sind. Die förderfähigen Zuwendungen können daher grob in die Bereiche Beratung, Umsetzung/ Implementierung und Anschaffung von Hard- und Software unterteilt werden, worauf jedes Förderprogramm unterschiedlich ausgelegt ist. 

Im Weiteren sind die Zugänge zu den Fördergeldern sehr unterschiedlich festgelegt. Hier reicht die Spannweite von der Einschränkung spezifischer akkreditierter Beratungsunternehmen, über feste Projektträger bis hin zum bürokratisch herausfordernden Antrag an ein Ministerium. Damit gilt die erste Erkenntnis, dass der Förderinhalt und Förderzugang für ein Smart-Information-Projekt sinnvoll aufeinander abgestimmt sein sollten!

Wenn Sie eine Förderung in Anspruch nehmen möchten, ist immer die erste klare Empfehlung, sich über das eigentliche Anwendungskonzept im Unternehmen Klarheit zu verschaffen. Denn spätestens im Förderantrag wird eine Beschreibung des Vorhabens verlangt und auch dessen nachhaltiger Änderungseinfluss auf das Unternehmen bzw. dessen Produkte und Prozesse! An dieser Stelle sei auf unseren Blog Beitrag „Wie fange ich an?“ verwiesen.

Unternehmensweite Digitalisierungsstrategie heißt auch heute oft noch die Anschaffung einer ERP-Software, die Einführung von Home-Office oder Überarbeitung des Web-CMS. Für eine Förderung mag das in vielen Fällen sogar reichen, für wirkliche Innovation und Zukunftsfähigkeit greift das zu kurz.

Jede Digitalisierungsstrategie braucht diese traditionellen Themen. Auf der anderen Seite müssen aber auch Punkte wie neue digitale Business-Modelle oder eben auch Smart-Information fester Bestandteil einer solchen Strategie sein.

Verschaffen Sie sich als erstes einen Überblick über das Zusammenspiel Ihrer Themen. Dabei hilft oft ein neutraler und kompetenter Blick von außen. Viele Fördertöpfe fangen schon bei eben dieser Beratungsleistung an zu greifen. Selbst wenn Sie für Ihre Konzeptionsphase keine Förderung finden, ist das ein wichtiger Teil, dem Sie immer den gebotenen Raum geben sollten. So können Sie sich dann auch mit einem schlüssigen Konzept an die Wahl des richtigen Fördertopfs machen. Es schadet aber auch nicht, unsere Tabelle der Fördertöpfe schon mal gelesen zu haben und bei der Konzeptionsphase im Hinterkopf zu behalten.

Neutral und kompetent von außen blicken, das können wir vom Smart-Information-Blog. Nicht zuletzt deswegen haben wir uns zu dieser Blog-Serie entschlossen. Wir wissen, wie Smart-Information geht! Das ist unser täglich Brot. Wir unterstützen Sie also gern bei der Planung und Konzeptionierung Ihrer Digitalisierungsprojekte und deren Förderung. 

Digitalisierung ist unausweichlich. Machen Sie es mit Konzept und einer vorausschauenden Strategie:

• Viele Fördertöpfe auf Bund- und Länderebene, regional sehr unterschiedlich
• Unterschiedliche Förderarten: Zuschüsse, Kredithilfen, Hybridsysteme
• Förderstellen versuchen, bürokratische Hürden zu minimieren
• Akkreditierungspflicht für Berater garantiert nicht unbedingt die besten Experten für das eigene Thema eine vorausschauende Strategie ist unumgänglich
• Das Wichtigste: Definieren Sie die Strategie, die Sie durch die nächste Krise bringt, und setzen Sie sie – notfalls auch ohne Förderung – zielgerichtet um!

Diesen Artikel finden Sie in (hoffentlich) identischer Form auch in den Blogs der Mit-Autoren.